Aanvragen evenementen

Er wordt aangeraden om een account bij Eaglebe aan te maken. Zo bespaar je tijd bij een toekomstige aanvraag (kopiëren aanvraag) en kan je nog documenten toevoegen die nog niet beschikbaar zijn bij het indienen van de aanvraag. 

Het meldingsformulier van Eaglebe wordt best ingevuld via de Google Chrome browser.

Omdat het invullen de eerste keer misschien niet zo vlot zal verlopen, kan je altijd terecht in het gemeentehuis voor hulp bij de dienst secretariaat, 2^de verdieping gemeentehuis, tel. 056 67 32 43 of stuur een mailtje. 

• Helpdesk Eaglebe (met handleidingen)

• Alle evenementen, activiteiten die doorgaan op openbaar domein of in de gemeentelijke accommodaties, NIET eigen aan deze accommodaties (bv. eetfestijn en optreden in sporthal, ...).
• Alle activiteiten en evenementen die doorgaan op eigen privé-domein, de kasteelweide of groenzones indien deze activiteiten publiek toegankelijk zijn.
• Alle evenementen waarvoor er een specifieke vergunning nodig is (meer info bij punt 1 onder 'Wanneer aanvragen').

• Alle evenementen, activiteiten die georganiseerd worden door een privépersoon en doorgaan op eigen privé-domein met persoonlijke uitnodiging.
• Alle activiteiten door privé-personen die doorgaan op de kasteelweide of groenzones indien deze activiteiten niet publiek toegankelijk zijn.
• Alle evenementen, activiteiten die doorgaan in de daarvoor voorziene gemeentelijke accommodaties (bv. voorstellingen, concerten, lezingen, koffietafels, vergaderingen, babyborrels, verjaardags- en familiefeesten, sportwedstrijden, ...) behalve wanneer er specifieke vergunningen nodig zijn (zie punt 1 onder 'Wanneer aanvragen').

Minimum 2 of 4 maanden voor de start van het evenement. Aanvragen die niet tijdig aangevraagd worden zullen niet meer behandeld worden en zijn dus verboden.

1. Aanvraag met specifieke vergunning minimum 2 maanden voor start evenement, activiteit (schoolvakanties niet meegeteld)

Vergunning voor:

• spelen elektronisch versterkte muziek (vanaf 85 dB)
• de huidige verkeersmaatregelen zullen tijdelijk veranderen (bv. het afsluiten van een straat, een parkeerverbod …)
• vraag bewegwijzering
• schenken sterke dranken >20°
• afwijking van het sluitingsuur (vanaf 03u00)
• inname openbaar domein
• gebruik vuurkorven, BBQ, gasinstallaties
• specifieke risico’s verbonden aan het evenement (bv. begeleiding politie, ...)
• ...

Evenementen:

• Alle fuiven (ook in sporthal, ...)
• Verjaardagsfeestjes/sweets
• Optredens
• Concerten
• Galabals
• Eetfestijn
• Beurzen
• Buurt-, straat- en wijkfeesten
• Speelstraten
• Stoeten/optochten
• Schoolfeesten (enkel in gemeentelijke accommodaties)
• ...

+ alle evenementen met een aanwezigheid van 100 tot 400 personen

Voor deze evenementen wordt er afhankelijk van het evenement advies gevraagd aan de politie en/of de brandweer. Indien nodig wordt er samengezeten met de organisatie en de veiligheidsdiensten.

2. Aanvraag van grootschalige evenementen minimum 4 maanden voor de datum (schoolvakanties niet meegeteld)

• Openbare fuiven in schuren, loodsen, ... op privédomein
• Wielsbeekse feesten
• Ooigemse feesten
• Oktoberfeesten/Hondenzwemming
• Sylvesterjogging
• Kersthappening/kerstmarkt
• Rommelmarkt
• Avondmarkt
• Ommegang Wielsbeke
• Ommegang Ooigem
• Uitzendingen voetbal op groot scherm
• Carevent
• Loopwedstrijden
• Festival
• Zomerbar
• ...

+ alle evenementen met een aanwezigheid van meer dan 400 personen

Voor deze evenementen wordt er samengezeten met de organisatie en de veiligheidsdiensten. Een veiligheidsplan wordt opgemaakt. Het college van burgemeester en schepenen moet toelating geven voor het evenement. De behandeling van de aanvraag vraagt tijd, respecteer daarom altijd de indieningstermijn! Voor zeer grootschalige evenementen is het zelfs aangeraden om de aanvraag minstens zes maanden op voorhand in te dienen.

Advies van de brandweer

Organiseer je een evenement? Dan geeft de brandweer advies. Ga voor een volledig overzicht van tips en richtlijnen naar evenementen.brandweerfluvia.be

Gratis advies bij tijdige aanvraag 

Vraag je het advies minstens één maand op voorhand aan? Dan is dat volledig gratis. Ook de eventuele besprekingen en controles die hieruit volgen, kosten je niets. 

Je aanvraag is pas volledig als alle nodige documenten zoals een inplantingsplan, risico-analyse en keuringsattesten zijn bijgevoegd.

Betalend advies bij laattijdige aanvraag (prijzen vrijgesteld van btw) 

Dien je de aanvraag minder dan een maand voor het evenement in? Dan rekent brandweer Fluvia volgende kosten aan: 

• vast tarief voor de adviesvraag: € 150
• uurtarief voor bijhorende besprekingen en controles: € 80/uur

Het is belangrijk dat je je evenement pas kenbaar maakt aan het grote publiek nadat je de (principiële) toelating ontvangen hebt via Eaglebe of het gemeentebestuur.

Vraag je vergunning aan via Eaglebe.

Het Gemeentelijk reglement ter ondersteuning van Buurtfeesten is van toepassing. Gelieve dit goed door te nemen alvorens de aanvraag via Eaglebe in te dienen.

Vul ook het aanvraagformulier in om Wielsbeke cadeaubonnen te ontvangen ter ondersteuning van je straat- of buurtfeest.

Naar het aanvraagformulier

Organisatoren van wielerwedstrijden (ook mountainbike) moeten, bovenop de gewone evenementenaanvraag, minimum veertien weken voor de wedstrijd, ook een aanvraag indienen aan de hand van het formulier Aanvraagformulier wielerwedstrijden (download Word-document). 

Aanvragen die niet veertien weken op voorhand binnen zijn, kunnen geen vergunning ontvangen (zie KB wielerwedstrijden). Als er geen tijdspanne of klassement aan verbonden is, is dit document niet van toepassing (bv. bij een recreatieve wielertocht).

🌐 Gemeentelijk reglement wielerwedstrijden

De regelgeving en richtlijnen rond geluidsnormen zijn te vinden op Geluidsnormen voor muziekactiviteiten | Departement Omgeving (vlaanderen.be).

Wetgeving cateringmateriaal: VLAREMA-artikelen, Aan de slag: tips & tools, FAQ's en praktijkvoorbeelden vind je op de website van Ovam Vlaanderen:  Wetgeving cateringmateriaal (vlaanderen.be)

Gelieve ook zorgvuldig de veiligheidsrichtlijnen van Brandweer Fluvia na te lezen: https://evenementen.brandweerfluvia.be/

Tijdens de organisatie moeten alle instructies en aanbevelingen van de politie, de brandweer of de gemeentelijke diensten strikt worden opgevolgd. Het Algemeen Politiereglement van de PZ MIDOW is te allen tijde van toepassing: https://www.wielsbeke.be/algemeen-politie-en-gas-reglement-zone-midow.

Beslissing CBS 21/12/2022 (aanvragen evenementen via Eaglebe Smart City Platform)