Hoe factureren?

Voor een vlotte behandeling van je factuur, volg de richtlijnen hieronder bij het bezorgen van facturen aan gemeente, OCMW of AGB Wielsbeke.

Factuur digitaal bezorgen:

Bezorg je factuur digitaal ofwel via e-mail, ofwel via PEPPOL:

  • In PDF-vorm aan facturen@wielsbeke.be
    • Verstuur je factuur als PDF-bijlage aan een e-mail
    • De e-mail bevat één PDF-bijlage
    • De PDF-bijlage bevat één factuur
    • Andere bijlagen kunnen worden toegevoegd indien deze geen PDF-bestanden zijn
    • Maak voor meerdere facturen aparte mails en PDF-bestanden aan
    • Verstuur je e-mail naar het correcte mailadres
    • Verstuur de digitale factuur NIET nogmaals per post of via een ander kanaal!
    • Respecteer de vormvereisten
    • Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet!
  • Of als e-factuur via PEPPOL:
    • PEPPOL is de internationale standaard voor veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig uitwisselen van elektronische berichten zoals facturen.
    • De invoering van het Koninklijk besluit ‘E-invoicing’ van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen aan de overheid (Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen).
    • Elektronisch factureren biedt voordelen: snellere en automatische verwerking van facturen, geen risico op verlies van facturen, snellere betaling van jouw factuur, afschaffing van papier-, port- en enveloppenkost en een forse daling van arbeidstijd en -kost om facturen te maken en te verzenden.
    • Ook aan de slag met PEPPOL? Lees hier meer informatie om ermee te starten. Vaak kan je vanuit het boekhoudpakket PEPPOL-facturen opmaken en versturen.

Gegevens op de factuur:

  • Vermeld steeds het bestelbonnummer op de PDF-factuur. Of geef in PEPPOL het bestelbonnummer als ‘orderreference’ of ‘PO-nummer’ mee.
  • Gebruik de facturatiegegevens op de bestelbon en vermeld de contactpersoon bij de bestellende dienst.
  • Zorg dat de factuur volgende gegevens bevat:
    • Vermeld steeds het juiste BTW-percentage (bv. BTW verlegd, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44)
    • BTW-nummer van de verkoper
    • BTW- of KBO-nummer van één van onze entiteiten
    • IBAN-nummer van de verkoper
    • Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
    • Omschrijving en datum van dienst/levering
    • Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur
  • Gebruik deze gegevens op je facturen:
    • Gemeente Wielsbeke

      Rijksweg 314, 8710 Wielsbeke: BE 0207.437.864
    • OCMW Wielsbeke

      Hernieuwenstraat 15, 8710 Wielsbeke: BE 0212.183.243
    • AGB Wielsbeke

      Rijksweg 314, 8710 Wielsbeke: BE 0692.792.608

Tijdspad:

  • Bezorg je factuur binnen de maand na levering.
  • De betalingsvoorwaarden zijn deze die vermeld worden in het bestek en bij ontstentenis geldt de gebruikelijke betalingstermijn inzake overheidsopdrachten. Hier kan geenszins van afgeweken worden.  De door de leverancier opgelegde betaalvoorwaarden zijn niet tegenstelbaar aan het bestuur.

Vragen, herinneringen en aanmaningen:

Vragen, herinneringen en aanmaningen worden steeds gericht aan:

Brecht Carels, Financieel Directeur, Rijksweg 314, 8710 Wielsbeke, financien@wielsbeke.be.

Andere vormen van rappels en rekeninguittreksels worden niet aanvaard en zijn nietig.

Creditnota's:

Creditnota's kunnen op dezelfde manier als hierboven beschreven bezorgd worden. Vermeld steeds de referentie van de originele factuur die gecrediteerd wordt. 

Bestelbonnen:

Een overeenkomst met gemeente, OCMW of AGB Wielsbeke komt pas tot stand na verzending van een bestelbon, brief van sluiting of overeenkomst na goedkeuring door de bevoegde dienst.

Je wacht dus altijd eerst deze goedkeuring af voordat je goederen levert, diensten presteert of werken verricht.