Aanvraag voor het organiseren van evenementen

Maak een afspraak

Iedere persoon, vereniging of organisatie die een evenement organiseert, moet hiervoor toelating vragen bij het gemeentebestuur. Dit kan gaan over een fuif, stoet, sportwedstrijd, dansfeest, straat- of buurtfeest, verkoop, enz.

Iedere organisator, ongeacht de grootte en locatie van een evenement, moet een aanvraagformulier invullen.

Procedure

Vul het aanvraagformulier in op het online platform EagleBe.

Organisatie evenementen - aanvraagformulieren

Probeer het formulier zo volledig mogelijk in te vullen zodat je aanvraag snel verwerkt kan worden.

Eenmalige registratie op het platform maakt aanpassingen aan je aanvraag en toekomstige aanvragen eenvoudiger.

  • Het meldingsformulier van EagleBe wordt best ingevuld via de Google Chrome browser.
  • Omdat het invullen de eerste keer misschien niet zo vlot zal verlopen, kan je na het maken van een afspraak terecht in het gemeentehuis voor hulp bij de dienst secretariaat, via telefoon 056 67 32 40 of stuur een mailtje naar secretariaat@wielsbeke.be.
  • Opgepast! Voor ALLE evenementen dient ook het Covid Event Risk Model ingevuld en als bijlage geüpload te worden in EagleBe (zie stap 1). Zonder dit aanvraagformulier kan een evenement niet goedgekeurd worden!
     

Indien je liever een afspraak maakt om samen de aanvraag in te vullen, kan dit via
   online: leg zelf je afspraak vast
   mail: dienst secretariaat

Wanneer alle nodige informatie digitaal ingediend is bij het gemeentebestuur, wordt de aanvraag behandeld. Het gemeentebestuur, de hulpdiensten en de bevoegde ambtenaar beslissen of er een bijzonder nood- en interventieplan moet worden opgesteld. Mogelijk wordt een vergadering georganiseerd met organisatoren en veiligheidsdiensten, eventueel wordt een politiereglement opgemaakt.

 

Wanneer moet ik mijn aanvraag indienen?

In principe dienen evenementen 2 maanden vooraf aangevraagd te worden. Bij grote evenementen kan dan nog advies van politie en/of brandweer binnenkomen na een overleg met de organisator.

Moet ik een draaiboek en zaalplan aanleveren voor mijn evenement? 

Dit hangt af van het soort evenement.

Voorwaarden

Iedere persoon, vereniging of organisatie mag een evenement organiseren. Binnen het gemeentebestuur wordt samen met de veiligheidsdiensten beslist of het evenement kan plaatsvinden.

Wat mee te brengen?

Indien een vergadering georganiseerd wordt met de organisatoren en veiligheidsdiensten dient de organisator alle relevante informatie over het evenement mee te nemen om dit te kunnen bespreken.

 

Nuttige informatie